labs/Cau_hoi_gui_Thuan_EduAdmin_AI.md

EDUADMIN AI – ĐỐI CHIẾU YÊU CẦU, ĐẶC TẢ NGHIỆP VỤ VÀ CÂU HỎI GỬI BẠN THUẬN

Gửi: bạn Thuận – Phó Hiệu trưởng, Trường Tiểu học Đông Thành Căn cứ:

• Ban_yeu_cau_EduAdmin_AI_da_doi_chieu.Thuan.md (bản yêu cầu của bạn, 21/10/2026)
• Kien_truc_module_va_pham_vi_chuc_nang_EduAdmin_AI.md (tài liệu kiến trúc bạn đã đọc)

Ngày gửi: 21/10/2026

---

0. CÁCH ĐỌC VÀ TRẢ LỜI

Tài liệu gồm 4 phần chính:

Mục	Nội dung	Bạn cần làm gì
1	Thực tế của dự án và phương án chúng tôi khuyến nghị	Đọc
2	Phạm vi gói phần mềm	Đồng ý hoặc ghi ý kiến (Câu 0)
3	Đối chiếu từng mục trong bản yêu cầu của bạn: giữ, đổi, bỏ, hay còn mơ hồ	Trả lời các câu R
4	Những gì phần mềm nền đã có sẵn	Đọc, không cần trả lời
5	Nguyên tắc vận hành, kèm giới hạn của từng khuyến nghị	Đọc
6	Đặc tả nghiệp vụ tiểu học (bản nháp do chúng tôi viết từ yêu cầu của bạn)	Sửa trực tiếp, điền các chỗ ❓
7	Câu hỏi về vận hành và bàn giao	Trả lời các câu N, K4
8	Những gì tài liệu kiến trúc đã hỏi mà bạn chưa trả lời	Tham chiếu
9, 10	Giấy tờ mẫu cần gửi; tóm tắt các câu cần trả lời trước	Gửi kèm

Cách trả lời:

• Ghi vào dòng “✍️ Trả lời:”. Đồng ý với khuyến nghị thì ghi “Đồng ý”.
• Ở mục 6, chỗ nào đặc tả sai hoặc thiếu so với thực tế của trường, bạn sửa thẳng vào câu chữ hoặc ghi chú ngay bên dưới.
• Câu có ⭐ là câu phải có trả lời trước khi làm phần đó.

---

1. THỰC TẾ CỦA DỰ ÁN VÀ PHƯƠNG ÁN KHUYẾN NGHỊ

1.1. Thực tế

Bản yêu cầu của bạn viết rất kỹ và đúng hướng. Nhưng bản đó được viết như cho một dự án có đội lập trình, máy chủ, kinh phí và người vận hành lâu dài. Thực tế của trường là:

Bản yêu cầu giả định có	Thực tế của trường
Đội lập trình quản lý mã nguồn, Git, migration, nhiều môi trường thử	Không có người lập trình, không có người quản lý mã
Máy chủ đám mây (Supabase, hosting) có gói trả phí	Không có máy chủ, không có kinh phí thuê hằng tháng
Kỹ sư bảo hành 12 tháng, hỗ trợ sự cố trong 2 giờ	Chúng tôi chỉ bàn giao một lần, hỗ trợ ngắn hạn
Ngân sách cho AI, hosting, tên miền, bảo trì	Chưa có ngân sách được duyệt
3 trường, mở rộng toàn quốc	Bắt đầu từ một trường

Điều trường có, và có rất tốt, là bạn: người hiểu sâu nghiệp vụ quản lý của một trường tiểu học. Đây là phần không phần mềm nào có sẵn.

1.2. Phương án khuyến nghị: tiết kiệm, chắc chắn, làm một lần

1. Dùng một phần mềm nền đã có sẵn và đang chạy ổn định cho phần quản lý văn bản, đọc bản scan, tìm kiếm, giao việc, nhắc việc, phân quyền, nhật ký, sao lưu (mục 4). Phần này không phải làm lại, và không cần bạn đặc tả.
2. Chỉ làm thêm nghiệp vụ riêng của trường tiểu học (mục 6): tổ chức trường và năm học, giao việc theo tổ/khối, mẫu việc định kỳ, minh chứng, kế hoạch tháng/tuần, lịch công tác, kiểm tra nội bộ, bán trú, phân công chuyên môn, sổ tay.
3. Chạy trên một máy tính đặt tại trường, hệ điều hành Ubuntu, toàn bộ phần mềm mã nguồn mở, miễn phí.
4. Bàn giao một lần: phần mềm giữ nguyên phiên bản, trường tự vận hành theo hướng dẫn.

Việc của bạn là tập trung vào mục 6: mô tả nghiệp vụ thật chi tiết, đúng như trường đang làm. Các phần kỹ thuật, chúng tôi chọn và nêu rõ giới hạn ở mục 3 và mục 5.

---

2. PHẠM VI GÓI PHẦN MỀM – CẦN BẠN ĐỒNG Ý TRƯỚC

2.1. Trong gói và ngoài gói

Trong gói (cho Trường Tiểu học Đông Thành)	Ngoài gói
Quản lý văn bản đến/đi/nội bộ, đọc bản scan, tìm kiếm, sổ công văn	Nhiều trường, tổng hợp liên trường, mở rộng toàn quốc
Tổ chức trường: năm học, điểm trường, tổ, lớp, nhân sự; nhập từ Excel	Gửi tin Zalo, email, SMS tự động
Giao việc theo người, theo tổ/khối; minh chứng; mẫu việc định kỳ; nhắc hạn	Mọi chức năng liên quan đến tiền: thu chi, dự toán, kinh phí, thanh toán, tiền ăn, tiền thừa giờ
Kế hoạch tháng/tuần, lịch công tác tuần	Kết nối CSDL ngành hay phần mềm khác
Kiểm tra nội bộ (đợt, biên bản, kết luận, việc khắc phục)	Ứng dụng cài trên điện thoại
Bán trú, phổ cập, cuộc thi, ngoài giờ dưới dạng hồ sơ, việc, số liệu tổng hợp	Chấm điểm kiểm tra trực tuyến
Sổ tay quản lý; bảng điều hành; báo cáo tiến độ, báo cáo quá hạn	Hỏi đáp AI trên toàn bộ kho văn bản
Nhắc việc qua Telegram (tùy chọn, miễn phí, một chiều; mục 5.3)	Bộ hồ sơ kiểm định, chuẩn quốc gia đầy đủ
AI tóm tắt, đề xuất việc từ công văn (phần phụ, có chi phí nhỏ, bật khi trường có kinh phí; mục 5.2)	Báo cáo theo mẫu cấp trên khi chưa có mẫu trước ngày chốt phạm vi
Phân công chuyên môn, tính tiết (chỉ khi có bảng quy tắc trước ngày chốt phạm vi; mục 6.9)	Yêu cầu mới phát sinh sau ngày chốt phạm vi

Phạm vi được chốt bằng biên bản có chữ ký. Cái gì không có trong biên bản thì không làm.

Câu 0 ⭐ – Bạn có đồng ý phạm vi ở mục 2.1 và các điều chỉnh ở mục 3 không? Nếu không đồng ý điểm nào, bạn ghi rõ.

✍️ Trả lời:

Câu 0b – Bạn mong muốn ngày chốt phạm vi và ngày bàn giao là khi nào? Có liên quan hạn nộp hồ sơ dự thi không?

✍️ Trả lời:

---

3. ĐỐI CHIẾU TỪNG MỤC TRONG BẢN YÊU CẦU CỦA BẠN

Ký hiệu:

• ✅ Giữ: làm đúng như bạn viết.
• 🔄 Đổi: làm khác, có lý do.
• ❌ Bỏ: không làm trong gói.
• ❓ Mơ hồ: bạn chưa chốt; chúng tôi khuyến nghị và hỏi lại.

3.1. Mục 02 – Kiến trúc và công nghệ

Bạn viết	Đánh giá	Khuyến nghị	Giới hạn của khuyến nghị
“Sáng kiến xác định Next.js cho giao diện… Yêu cầu đích dùng Next.js, TypeScript, tương thích máy tính, điện thoại”	✅ Giữ	Phần mềm nền đã dùng Next.js + TypeScript, nên giữ được đúng yêu cầu	Trên điện thoại chỉ có 3 màn hình (mục 5.1)
“Supabase cho dữ liệu và xác thực”	🔄 Không dùng Supabase	Dữ liệu lưu bằng PostgreSQL (cũng chính là cơ sở dữ liệu mà Supabase dùng bên trong), chạy ngay trên máy của trường. Đăng nhập, phân quyền do phần mềm tự quản lý	Supabase gói miễn phí giới hạn dung lượng, không sao lưu hằng ngày, tự tạm dừng khi ít dùng; gói trả phí thì tốn tiền hằng tháng; tự cài Supabase thì nặng và cần người quản trị. Đổi sang PostgreSQL trên máy trường thì không tốn tiền, nhưng dữ liệu chỉ nằm trên một máy (mục 5.1)
“Supabase, gói, vùng máy chủ: chưa ấn định khi chưa có cấu hình thực và dự toán”	❓ Mơ hồ: chưa nói muốn gì	Không thuê gói nào. Dữ liệu đặt tại trường, tức tại Việt Nam	Câu R1
“Hosting và chủ tài khoản: chọn sau đo tải và báo giá”	❓ Mơ hồ	Không thuê hosting. Phần mềm chạy trên máy của trường, tài sản của trường	Phụ thuộc điện, mạng và một máy; máy hỏng có thể dừng 1–2 ngày
“Logic nghiệp vụ: quyền tại tầng dữ liệu; giao việc, duyệt… qua hàm phía máy chủ có giao dịch”	✅ Giữ	Phần mềm nền đã làm theo cách này	Không
“AI gọi từ máy chủ; lớp kết nối đổi được nhà cung cấp”	✅ Giữ	Khuyến nghị cụ thể ở mục 5.2	AI có chi phí nhỏ; trường không có kinh phí thì tắt AI
“Đọc DOCX, PDF có chữ; OCR bổ sung sau”	🔄 Tốt hơn yêu cầu	Đọc bản scan (OCR) tiếng Việt có ngay, chạy trên máy trường, miễn phí	Bản scan mờ, nghiêng, mộc đỏ đè chữ thì đọc sai; văn thư phải đối chiếu
“Dùng Git, migration có phiên bản, môi trường thử riêng”	🔄 Đúng nhưng không hợp với thực tế của trường	Đây là công cụ của đội lập trình. Chúng tôi dùng chúng trong lúc làm. Khi bàn giao, trường nhận gói mã nguồn đầy đủ + lịch sử thay đổi, để nếu sau này thuê người khác thì họ tiếp tục được. Trường không phải dùng Git, không có môi trường thử riêng	Sau bàn giao, phần mềm giữ nguyên phiên bản. Muốn sửa phải thuê người có chuyên môn. Câu R2
“Kiểm thử: bổ sung test quyền, trạng thái, tính tiết…”	✅ Giữ, phía chúng tôi làm	Chúng tôi viết và chạy kiểm thử trước bàn giao. Trường nghiệm thu bằng các ca NT-01 → NT-12 của bạn	Trường không cần tự chạy kiểm thử
“Quy tắc kết nối: module sở hữu dữ liệu, sự kiện có mã duy nhất…”	✅ Giữ	Phần mềm nền đã thiết kế theo nguyên tắc này	Không

R1 ⭐ – Bạn có đồng ý dữ liệu đặt trên máy tính tại trường (không thuê Supabase hay máy chủ đám mây) không? Nếu cơ quan cấp trên yêu cầu đặt ở nơi khác (vd trung tâm dữ liệu của Sở), bạn ghi rõ.

✍️ Trả lời:

R2 – Sau bàn giao, trường có ai (hoặc có dự kiến thuê ai) quản lý mã nguồn không? Nếu không, bạn có đồng ý phần mềm giữ nguyên phiên bản, chỉ cập nhật bản vá bảo mật của hệ điều hành không?

✍️ Trả lời:

3.2. Mục 03 – Tài khoản, vai trò, phạm vi quyền

Bạn viết	Đánh giá	Khuyến nghị	Giới hạn
Một hệ thống nhiều trường, thông tin từng trường tách biệt	🔄 Một trường	Dữ liệu vẫn gắn mã trường, để sau này nếu cần gộp thì không phải làm lại	Không có tổng hợp liên trường
8 vai trò	🔄 Còn 6 vai trò (mục 6.2)	Bỏ “Quản trị hệ thống / kỹ sư”, vì sau bàn giao không có kỹ sư thường trực; bỏ “Cấp quản lý liên trường” (ngoài gói)	Quản trị trường làm cả phần kỹ thuật đơn giản theo hướng dẫn
Tách quyền xem, tạo, sửa, giao, duyệt, xuất, lưu trữ, khôi phục; kiểm tra quyền trên máy chủ	✅ Giữ	Phần mềm nền có phân quyền chi tiết theo vai trò, theo người, theo tổ/bộ phận	Cần thêm chiều điểm trường (mục 6.1)
“Truy cập hỗ trợ phải được cho phép, có hạn, ghi nhật ký”	🔄 Chỉ trong thời gian hỗ trợ	Trong thời gian hỗ trợ: truy cập khi trường cho phép, có ghi nhật ký. Sau đó: không có truy cập hỗ trợ	—
Người nghỉ việc bị khóa; việc dở dang chuyển cho người quản lý	✅ Giữ	Phần mềm nền đã có	Không

3.3. Mục 04 – Dữ liệu nền, năm học, nhập liệu

Bạn viết	Đánh giá	Khuyến nghị	Giới hạn
Dữ liệu tổ chức, năm học, lớp, nhân sự, danh mục	✅ Giữ	Đặc tả chi tiết ở mục 6.1	Không lưu danh sách học sinh
Nhập Excel có kiểm lỗi, xem trước	✅ Giữ	Làm theo đúng cột của file trường xuất được (câu A5)	Chỉ một mẫu file; đổi mẫu khác thì phải sửa
Quy mô 3 trường (Đông Thành, Nam Thành, Ninh Khánh)	🔄 Chỉ Đông Thành	—	—
Chuyển năm học: xem trước, nhật ký, hủy trước khi chốt; năm cũ chỉ đọc	✅ Giữ	Mục 6.1	Không
Tệp riêng tư, quyền kế thừa, giữ phiên bản, đường dẫn có hạn	✅ Giữ	Phần mềm nền đã có	Không

3.4. Mục 05, 06 – Công việc, nhắc việc, tổng quan, báo cáo

Bạn viết	Đánh giá	Khuyến nghị	Giới hạn
Thông tin nhiệm vụ, trạng thái, giao nhiều người, gia hạn, định nghĩa đúng hạn	✅ Giữ (bạn viết rất kỹ)	Bổ sung giao theo tổ/khối, mẫu việc định kỳ, minh chứng bắt buộc (mục 6.4)	Việc con chỉ một cấp
Quản lý kế hoạch năm, tháng, tuần, theo hoạt động	🔄 Rút gọn	Làm kế hoạch tháng và tuần dạng bảng dòng việc (mục 6.5). Kế hoạch năm học lưu dạng văn bản	Không theo dõi tiến độ kế hoạch năm theo từng chỉ tiêu
Nhắc việc trong ứng dụng; 3 ngày; trước 1 ngày; quét 08:00	✅ Giữ	—	—
“Email, Zalo, SMS ở đợt mở rộng”	❌ Không có đợt mở rộng	Không nối Zalo, email. Telegram là tùy chọn (mục 5.3)	—
BC-01 tiến độ, BC-02 quá hạn	✅ Giữ	Mục 6.11	—
BC-03 hồ sơ, minh chứng	🔄 Rút gọn	Đếm minh chứng đạt/thiếu theo việc	Không làm danh mục hồ sơ kiểm định
BC-04/05 phân công, KTNB	✅ Giữ theo từng phân hệ	Mục 6.6, 6.9	Phân công chỉ khi có bảng quy tắc
BC-06 hiệu quả trước–sau (phiếu khảo sát, cỡ mẫu…)	❌ Ngoài phần mềm	Đây là số liệu cho hồ sơ sáng kiến, không phải nghiệp vụ điều hành. Bạn làm bằng Excel. Phần mềm chỉ cung cấp số tự ghi được (câu L3)	—
Mẫu xuất nội bộ DOCX/XLSX; mẫu cơ quan quản lý phải nhập mẫu được duyệt	✅ Giữ	—	Mẫu chính thức chỉ làm khi có mẫu trước ngày chốt phạm vi

3.5. Mục 07–09 – Văn bản, Sổ tay, Phân công, KTNB, các mảng

Bạn viết	Đánh giá	Khuyến nghị	Giới hạn
Văn bản: thông tin mô tả, 12 mảng, một bản gốc nhiều liên kết, tài liệu hạn chế	✅ Giữ	Mục 6.3	Văn bản Mật không đưa lên
Tìm có dấu/không dấu, trạng thái đọc tệp	✅ Giữ, phần mềm nền đã có	—	—
Sổ tay theo chủ đề, lịch sử phiên bản, quyền riêng/nhóm/toàn trường	✅ Giữ, đơn giản	Mục 6.8	Giữ 10 phiên bản gần nhất
Phân công chuyên môn, quy tắc định mức theo năm, cộng dồn/cao nhất/trần	✅ Giữ	Đặc tả chi tiết ở mục 6.9	Chỉ làm khi có bảng quy tắc chính thức. Không xếp thời khóa biểu, không tính tiền thừa giờ
KTNB chu trình khép kín	✅ Giữ	Mục 6.6	Phiếu là tệp đính kèm, không chấm điểm trực tuyến
Bán trú: thực đơn, ATTP, vệ sinh, trực, biên bản	✅ Giữ dạng hồ sơ và việc	Mục 6.7	Không thu chi, không tiền ăn
Ngoài giờ: “dự toán hoặc nguồn lực dự kiến”	❌ Bỏ phần dự toán	Chỉ kế hoạch, phân công, an toàn, kết quả	Phần mềm không lưu tiền
Cuộc thi: “nguồn lực dự kiến”	❌ Bỏ phần nguồn lực	Chỉ kế hoạch, việc, kết quả, giải	—
Đảng bộ, chi bộ: quyền riêng, không đưa vào AI	✅ Giữ	Mục 6.3	—

3.6. Mục 10–11 – AI

Bạn viết	Đánh giá	Khuyến nghị	Giới hạn
AI hỗ trợ, không tự ra quyết định; ngừng AI thì phần khác vẫn chạy	✅ Giữ	—	—
Chính sách dữ liệu: chỉ văn bản hành chính công khai; tắt AI với dữ liệu hạn chế	✅ Giữ	—	—
“Chỉ bật AI khi phương án dữ liệu được đơn vị có thẩm quyền chấp thuận”	❓ Mơ hồ: ai là đơn vị có thẩm quyền?	Câu N5	Chưa có chấp thuận thì AI tắt
“Kỹ sư đề xuất nhà cung cấp… và chi phí”	✅ Đề xuất ở mục 5.2	OpenRouter nạp trước, hoặc Ollama trên máy	Câu K4
Bộ 10 văn bản thử; ≥ 80% nhiệm vụ; ≥ 90% mốc thời gian; 5/5 từ chối; 120 giây/10 trang	✅ Giữ	—	Nếu chọn Ollama trên máy không có card đồ họa thì không đạt 120 giây (có thể vài phút)
“Truy vấn, bộ nhớ đệm, chỉ mục, vector tách theo trường”	✅ Tự nhiên đạt (một trường)	—	—

3.7. Mục 12–14 – Tải, bảo mật, vận hành

Bạn viết	Đánh giá	Khuyến nghị	Giới hạn
3 trường, 401 tài khoản, thử 150 phiên đồng thời	🔄 1 trường, ≤ 200 tài khoản, ≤ 30 người dùng cùng lúc	Chúng tôi thử tải trước bàn giao	Đông hơn có thể chậm
Tập thử 2.000 việc, 10.000 tệp, 1.000 văn bản	✅ Giữ cho một trường	—	—
Tốc độ ≤ 2–3 giây	✅ Giữ khi dùng trong mạng trường	—	Mạng trường yếu thì chậm hơn
Chrome, Edge, Safari, Cốc Cốc; Android 9+, iOS 15+	🔄 Thu hẹp	Máy tính: Chrome, Edge. Điện thoại: Chrome (Android), Safari (iPhone)	Trình duyệt khác có thể vẫn chạy nhưng không cam kết
Thiết kế cho 50 trường	❌ Bỏ	—	—
Đăng nhập email + mật khẩu	🔄 Tên đăng nhập + mật khẩu	Không bắt buộc có email; quản trị trường đặt lại mật khẩu	Quên mật khẩu phải gặp quản trị trường
Mật khẩu 12 ký tự; khóa sau 5 lần sai; 2 bước cho HT, quản trị; máy chung tự khóa 30 phút; nhớ tối đa 7 ngày; liên kết tải 5 phút	✅ Giữ	Phần xác thực hai bước chúng tôi sẽ kiểm tra; chưa có thì bổ sung	Xác thực hai bước cần điện thoại cài ứng dụng xác thực
“Tách phát triển / thử / nghiệm thu / vận hành”	🔄 Chỉ phía chúng tôi	Trường chỉ có một bản đang dùng	—
Nhật ký ≥ 2 năm; dữ liệu ≥ 5 năm	✅ Giữ	Ổ 1 TB đủ cho nhiều năm	—
Sẵn sàng 99%, 06:00–23:00	🔄 Không cam kết con số	Máy bật 24/7, có bộ lưu điện	Phụ thuộc điện, mạng, một máy
RPO 24 giờ	✅ Giữ	Sao lưu mỗi đêm	—
RTO 8 giờ	🔄 1 buổi nếu chỉ hỏng phần mềm; 1–2 ngày nếu phải mua máy mới	Có bản sao toàn bộ ổ cứng để dựng lại	—
Xóa mềm, thùng rác 30 ngày	✅ Giữ	—	—
Sự cố: tiếp nhận 2 giờ, khắc phục 1–3 ngày	🔄 Chỉ trong thời gian hỗ trợ ngắn sau bàn giao	Sau đó trường xử lý theo hướng dẫn	—
Bảo hành 12 tháng	🔄 Không cam kết	Hỗ trợ sửa lỗi nghiêm trọng trong một thời gian ngắn (vd 4–8 tuần, hai bên chốt)	—
Báo giá tách phát triển, hosting, AI, bảo trì; hạn mức theo trường/tháng	🔄 Phần mềm không liên quan đến tiền	Không thuê hosting. Chi phí duy nhất có thể phát sinh là AI (tùy chọn), trường tự lập tài khoản và tự trả (mục 5.2)	—

3.8. Mục 15–18 – Module, lộ trình, bàn giao, hồ sơ dự thi

Bạn viết	Đánh giá	Khuyến nghị	Giới hạn
Phân tầng module, sự kiện phối hợp	✅ Giữ	Phần mềm nền đã chia module theo cách này	—
Lộ trình 5 giai đoạn, giai đoạn 5 “mở rộng trong/ngoài tỉnh, toàn quốc”	🔄 4 bước, bỏ mở rộng	Khảo sát và chốt phạm vi → làm → thử tại trường → bàn giao	—
Bàn giao “mã nguồn và quyền kho Git, migration, sơ đồ dữ liệu, hướng dẫn cài từ máy sạch”	🔄 Bàn giao theo kiểu trường dùng được	Gói mã nguồn + lịch sử thay đổi (file nén); bản sao toàn bộ ổ cứng; hướng dẫn khôi phục có ảnh chụp; hướng dẫn theo vai trò	Trường không duy trì kho mã trực tuyến
Số liệu hiệu quả tháng 9/2026 tại 3 trường (mục 18)	❓ Cần làm rõ	Câu R3	—
Dùng bản yêu cầu làm minh chứng dự thi	✅	Hồ sơ dự thi nên ghi rõ: phần mềm được dựng trên một nền quản lý văn bản có sẵn do nhóm kỹ thuật cung cấp; sáng kiến của bạn là phần nghiệp vụ tiểu học (mục 6) và cách tổ chức áp dụng	Giúp hồ sơ trung thực về phần đóng góp của tác giả

R3 – Số liệu hiệu quả tháng 9/2026 ở mục 18 được đo trên phần mềm nào, phiên bản nào? Ai ghi nhận? Chúng tôi hỏi để đối chiếu khi nhận file mã nguồn cũ (câu N1), và để hồ sơ dự thi có căn cứ rõ ràng.

✍️ Trả lời:

---

4. NHỮNG GÌ PHẦN MỀM NỀN ĐÃ CÓ SẴN (KHÔNG CẦN TRẢ LỜI)

Văn bản

• Tiếp nhận tệp: PDF, ảnh, Word, Excel. Phần mềm tự kiểm tra tệp hỏng, có mật khẩu, có macro, quá dung lượng, và báo trùng nếu tệp đã có.
• Đọc chữ tiếng Việt từ bản scan, ảnh chụp: chạy ngay trên máy trường. Mặc định đọc 5 trang đầu, có nút “đọc toàn bộ”. Bản scan mờ thì cảnh báo.
• Tự điền thông tin văn bản (số ký hiệu, cơ quan, ngày ban hành, trích yếu, người ký). Văn thư đối chiếu bản gốc rồi mới xác nhận vào sổ.
• Sổ công văn đến, đi, nội bộ theo mẫu Nghị định 30/2020; xuất PDF, Excel.
• Kho văn bản theo thư mục. Liên kết giữa các văn bản: trả lời, sửa đổi, thay thế (văn bản cũ hết hiệu lực), liên quan.
• Tìm kiếm: có dấu hoặc không dấu, tìm trong nội dung; lọc theo loại, cơ quan, người ký, thời gian; thống kê.
• Tóm tắt AI: có nút “Báo sai”; bản đã xác nhận không bị ghi đè.

Công việc

• Giao việc có người giao, người nhận, hạn. Người nhận báo cáo tiến độ (%), đính kèm tệp, gửi duyệt. Người giao duyệt hoặc trả lại có lý do, đổi hạn, đổi người giao. Người giao nghỉ thì quản trị chuyển việc.
• Ghi ý kiến chỉ đạo ngay trên văn bản và giao việc trong đó: gõ @Tên người + nội dung + hạn.
• AI gợi ý việc từ ý kiến chỉ đạo, ở trạng thái chờ xác nhận.
• Chuông thông báo; bảng điều hành: bấm vào số thì mở đúng danh sách.

Theo dõi và hồ sơ

• Danh mục giấy tờ có hạn (chứng nhận, hợp đồng, giấy phép), nhắc trước khi hết hạn.
• Hồ sơ công việc: gom văn bản theo việc, có mục lục, kết thúc, nộp lưu.
• Khuôn “đợt rà soát”: lập đợt → chia dòng → giao từng dòng → duyệt từng dòng. Khuôn này dùng cho kiểm tra nội bộ.

Quản trị và an toàn

• Tài khoản do quản trị tạo; bắt đổi mật khẩu lần đầu; “Đăng xuất khỏi mọi thiết bị”.
• Phân quyền theo vai trò, người, tổ/bộ phận.
• Nhật ký thao tác không sửa được, có kiểm tra phát hiện can thiệp.
• Sao lưu có kiểm tra khôi phục.
• Xuất bản gốc, PDF, DOCX, Excel tiếng Việt.

---

5. NGUYÊN TẮC VẬN HÀNH VÀ GIỚI HẠN CỦA TỪNG KHUYẾN NGHỊ

5.1. Bảng nguyên tắc

Nội dung	Khuyến nghị	Giới hạn
Máy tính	1 máy đặt tại trường, CPU 8 nhân, RAM 32 GB, SSD 1 TB, ổ ngoài 2 TB để sao lưu, bộ lưu điện. Giá thị trường tham khảo 18–25 triệu đồng; trường tự mua sắm theo quy định	Một máy duy nhất: máy hỏng thì phần mềm dừng cho tới khi dựng lại
Hệ điều hành, phần mềm	Ubuntu và toàn bộ phần mềm mã nguồn mở, miễn phí	Người trông máy cần làm quen Ubuntu ở mức bấm biểu tượng (có hướng dẫn)
Truy cập	Mặc định chỉ trong mạng Wi-Fi/LAN của trường	Ở nhà không dùng được. Muốn mở ra ngoài thì xem câu N4
Điện thoại	Chỉ 3 màn hình: Việc của tôi; Cập nhật tiến độ / nộp minh chứng (chụp ảnh); Thông báo	Giao việc, duyệt, văn bản, báo cáo, quản trị chỉ trên máy tính
Zalo	Không nối. Có nút “Sao chép đường dẫn” để tự dán vào nhóm Zalo	Zalo chỉ có kết nối chính thức qua Official Account, tính phí theo tin. Zalo cá nhân và nhóm không có kết nối chính thức
Telegram	Tùy chọn, miễn phí: nhắc việc một chiều (mục 5.3)	Chỉ người tự cài và đăng ký mới nhận
Email	Không gửi email	Quên mật khẩu phải gặp quản trị trường
Phần mềm khác	Không kết nối (trừ Telegram tùy chọn). Dữ liệu vào bằng tệp tải lên, ra bằng tệp xuất	Không tự lấy dữ liệu từ CSDL ngành
Tiền	Phần mềm không có chức năng nào liên quan đến tiền; không lưu thẻ, tài khoản ngân hàng, số tiền. Chúng tôi không mua sắm, thu hay chi hộ	—
AI	Phần phụ, có chi phí nhỏ (mục 5.2). Đọc bản scan, tìm kiếm không cần AI	Không có kinh phí thì tắt AI
An toàn thông tin	Thiết kế để ở cấp độ 2: mức thấp nhất thực tế cho hệ thống nội bộ có thông tin cá nhân cán bộ, không có bí mật nhà nước	Đây là nhận định kỹ thuật, không phải tư vấn pháp lý. Trường cần cơ quan chủ quản xác nhận (câu N5)
Văn bản Mật	Không đưa lên	—
Tự vận hành	Giữ nguyên phiên bản. Sao lưu mỗi đêm, lỗi thì báo ngay trên màn hình. Có bản sao toàn bộ ổ cứng. Người trông máy dùng 3 biểu tượng, không gõ lệnh	Không có cập nhật tính năng sau bàn giao

5.2. Chi phí AI: AI không miễn phí

Phần lớn phần mềm không tốn tiền hằng tháng. Riêng AI tóm tắt và đề xuất việc có chi phí theo mức dùng.

Phương án	Chi phí	Ưu	Giới hạn	Đánh giá
OpenRouter, nạp trước, mô hình giá rẻ	Ước tính vài chục nghìn đến khoảng 200.000 đồng/tháng, với 10 lượt/người/ngày, 300 lượt/trường/tháng	Nạp bao nhiêu dùng bấy nhiêu; hết tiền thì AI tạm dừng, không bị tính vượt; tiếng Việt tốt	Cần thẻ thanh toán quốc tế; văn bản được gửi ra dịch vụ nước ngoài (chỉ văn bản công khai)	Khuyến nghị
Ollama trên máy trường	Phần mềm miễn phí; muốn nhanh phải thêm card đồ họa (khoảng 8–15 triệu, một lần)	Dữ liệu không ra khỏi trường; không phí hằng tháng	Không có card đồ họa thì rất chậm (vài phút/văn bản); tiếng Việt kém hơn	Khi trường không muốn gửi văn bản ra ngoài
Gói miễn phí	0 đồng	—	Giới hạn lượt; có thể bị lưu, dùng dữ liệu; điều kiện thay đổi bất cứ lúc nào	Không khuyến nghị cho dùng thật

Cách làm để phần mềm không dính đến tiền:

• Trường tự lập tài khoản OpenRouter, tự nạp tiền, tự đặt trần chi tiêu.
• Chúng tôi chỉ nhập khóa kết nối vào phần mềm.
• Phần mềm chỉ giới hạn số lượt, cảnh báo khi dùng đến 80% số lượt.

Giá là ước tính; chúng tôi sẽ đo thực tế khi chạy bộ thử (câu K1).

5.3. Nhắc việc qua Telegram (tùy chọn, miễn phí)

Nội dung	Cách làm
Ai nhận	Chỉ người tự đăng ký bằng mã liên kết lấy từ phần mềm
Gửi gì	Tin ngắn, một chiều. Ví dụ: “Bạn có 1 việc mới (#V-123), hạn 15/11”, “Có 3 việc chờ bạn duyệt”
Không gửi	Nội dung văn bản, tệp, ảnh, nhận xét, thông tin cá nhân. Mảng hạn chế chỉ báo “Bạn có 1 thông báo mới”
Không làm	Bot không nhận lệnh: không giao việc, không duyệt, không tra cứu
Điều kiện bật	Telegram dùng được bình thường tại Việt Nam lúc triển khai (năm 2025 từng có thông tin cơ quan quản lý yêu cầu chặn Telegram); giáo viên sẵn sàng cài; cơ quan chủ quản không phản đối

---

6. ĐẶC TẢ NGHIỆP VỤ TIỂU HỌC (BẢN NHÁP ĐỂ BẠN SỬA)

Phần này do chúng tôi viết từ bản yêu cầu của bạn và cách làm phổ biến ở trường tiểu học. Mỗi phân hệ gồm: mục đích, dữ liệu, quy tắc, thao tác, ví dụ, giới hạn, và các chỗ ❓ cần bạn điền.

Bạn hãy đọc như đọc một quy chế: chỗ nào khác với cách trường đang làm, bạn sửa thẳng vào câu chữ. Đặc tả càng đúng thực tế, phần mềm càng ít phải sửa.

6.1. Tổ chức trường và năm học

Mục đích: mô tả trường có những ai, ở đâu, làm gì trong từng năm học. Mọi phân hệ khác đều dựa vào đây.

Dữ liệu:

Đối tượng	Thông tin	Ghi chú
Trường	Tên, mã trường, địa chỉ	Một trường
Điểm trường	Tên (vd Trụ sở chính, Phân hiệu 1, Phân hiệu 2), địa chỉ, trạng thái	Không viết cứng số điểm trường
Tổ / bộ phận	Tên, loại (tổ chuyên môn / tổ văn phòng / bộ phận), tổ trưởng, tổ phó	Một tổ có thể có thành viên ở nhiều điểm trường
Năm học	Mã (vd 2026–2027), ngày bắt đầu, ngày kết thúc, học kỳ I, học kỳ II, trạng thái (đang chuẩn bị / đang diễn ra / đã đóng)
Lớp	Tên (vd 3A), khối, điểm trường, GVCN, sĩ số, các số tổng hợp khác (❓ A4)	Lớp gắn với năm học: lớp 3A năm nay khác lớp 3A năm sau
Nhân sự	Mã, họ tên, giới tính, chức vụ, môn/chuyên môn, tổ, điểm trường chính, tình trạng (đang làm / nghỉ / chuyển đi), số điện thoại	Không lưu CCCD, lương, sức khỏe
Kiêm nhiệm (theo năm học)	Người, chức danh kiêm nhiệm, từ ngày, đến ngày	Dùng cho quyền (6.2) và giảm tiết (6.9)

Quy tắc:

1. Mỗi người có một điểm trường chính; có thể dạy thêm ở điểm trường khác (ghi trong phân công).

2. Mở năm học mới theo các bước:

   • chọn năm cũ làm nguồn;
   • phần mềm đề xuất danh sách lớp mới (lên lớp: 1A → 2A…) và kiêm nhiệm cũ;
   • quản trị sửa;
   • xem trước;
   • xác nhận.

   Không sao chép việc, minh chứng, kết quả của năm cũ.

3. Đóng năm học: mọi dữ liệu của năm đó chuyển sang chỉ xem. Hiệu trưởng được mở lại có thời hạn, phải ghi lý do; phần mềm lưu nhật ký.

4. Nhân sự nghỉ hoặc chuyển đi: khóa tài khoản, giữ lịch sử; việc dở dang hiện cho người giao để giao lại.

Thao tác: nhập Excel (xem trước → báo lỗi từng dòng → sửa hoặc bỏ dòng lỗi → xác nhận); sửa từng người, từng lớp trên màn hình quản trị.

Giới hạn: không lưu danh sách học sinh; chỉ một mẫu file Excel.

A1 ⭐ – ❓ Bạn liệt kê đầy đủ các điểm trường, các tổ chuyên môn, tổ văn phòng và các bộ phận của trường. Tổ nào có thành viên ở nhiều điểm trường?

✍️ Trả lời:

A2 ⭐ – ❓ Mỗi Phó Hiệu trưởng phụ trách những điểm trường nào, những mảng nào? PHT có cần xem việc ngoài phạm vi của mình không?

• Khuyến nghị: PHT xem được toàn trường, nhưng chỉ giao và duyệt trong phạm vi được phân công.
• Giới hạn: nếu PHT không được xem toàn trường thì cần thêm bước ủy quyền mỗi khi phối hợp.

✍️ Trả lời:

A3 – ❓ Khi lên lớp, tên lớp thay đổi theo quy tắc nào (1A → 2A?)? Có tách, ghép lớp hằng năm không?

✍️ Trả lời:

A4 – ❓ Ngoài sĩ số, lớp cần những số tổng hợp nào (số HS bán trú, HS khuyết tật, lớp 2 buổi/ngày…)? Mỗi số dùng cho báo cáo nào?

✍️ Trả lời:

A5 ⭐ – ❓ Trường xuất được danh sách nhân sự và lớp ra Excel từ đâu (CSDL ngành hay phần mềm khác)? Bạn gửi một file mẫu đã che thông tin cá nhân.

✍️ Trả lời:

A6 – ❓ Bạn liệt kê các chức danh kiêm nhiệm thực tế của trường (tổ trưởng, tổ phó, TPT Đội, thư ký hội đồng, phụ trách thư viện, thiết bị, phổ cập, bán trú, công đoàn…). Với mỗi chức danh, bạn ghi: có quyền gì trong phần mềm (giao việc / duyệt / chỉ xem), và có được giảm tiết không.

✍️ Trả lời:

6.2. Vai trò và quyền

Vai trò	Xem	Tạo, giao việc	Duyệt	Văn bản	Quản trị
Hiệu trưởng	Toàn trường (trừ thư mục hạn chế không được gán)	Cho mọi người	Mọi việc mình giao	Ghi ý kiến chỉ đạo	Xem nhật ký
Phó Hiệu trưởng	Toàn trường (theo A2)	Trong phạm vi phụ trách	Việc mình giao	❓ B1	—
Tổ trưởng / trưởng bộ phận	Việc của tổ	Cho tổ viên; chia việc con	Việc con của tổ	Xem theo quyền	—
Văn thư	Văn bản được giao	—	—	Tiếp nhận, đối chiếu, vào sổ	—
Giáo viên, nhân viên	Việc của mình; tài liệu được chia sẻ	Tự ghi việc riêng	—	Xem theo quyền	—
Quản trị trường	Không xem nội dung việc	—	—	—	Tài khoản, năm học, cấu hình, trông máy

Quy tắc:

1. Một người có thể giữ nhiều vai trò (vd vừa giáo viên vừa tổ trưởng).
2. Chỉ người giao việc mới duyệt được việc đó, trừ khi đã chuyển quyền giao.
3. Quyền được kiểm tra ở máy chủ, không chỉ ẩn nút trên màn hình.

B1 ⭐ – ❓ Bạn sửa bảng trên cho đúng thực tế. Riêng: PHT có được ghi ý kiến chỉ đạo trên công văn như Hiệu trưởng không? Có ai đôn đốc việc thay Hiệu trưởng không (vd thư ký hội đồng)?

✍️ Trả lời:

B2 – ❓ Khi Hiệu trưởng giao việc cho cả tổ, ai duyệt bài của từng giáo viên?

• Khuyến nghị: Hiệu trưởng giao cho tổ trưởng chủ trì. Tổ trưởng chia việc con và duyệt từng phần. Hiệu trưởng duyệt kết quả cuối.

✍️ Trả lời:

6.3. Văn bản của trường

Bổ sung cho phần văn bản đã có sẵn:

Nội dung	Đặc tả
Thư mục	Theo cách trường đang cất. Khuyến nghị: Năm học → Mảng → (Cơ quan gửi)
Mảng	Nhãn, một văn bản gắn được nhiều nhãn. 12 mảng khởi tạo theo bản yêu cầu của bạn: chuyên môn, ngoài giờ, đảng bộ, chi bộ, cuộc thi, nhân sự, KTNB, bán trú, an toàn, phổ cập, hành chính, khác. Quản trị thêm mảng mới mà không cần sửa phần mềm
Thư mục hạn chế	Đảng bộ, chi bộ, nhân sự, KTNB: chỉ người được gán mới thấy, kể cả khi tìm kiếm. Không bao giờ đưa vào AI
Cho phép AI	Mỗi văn bản có ô “cho phép AI”, mặc định tắt
Văn bản Mật	Màn hình tải tệp nhắc: không tải văn bản Mật
Ý kiến chỉ đạo	Hiệu trưởng (và PHT nếu B1 cho phép) ghi ý kiến trên văn bản, gắn tên người làm và hạn → thành việc

C1 ⭐ – ❓ Hiện Hiệu trưởng xử lý công văn đến thế nào (bút phê giấy, Zalo, giao ban)? Công văn của Phòng thường giao cho ai xử lý?

✍️ Trả lời:

C2 ⭐ – ❓ Trường đang cất hồ sơ theo cách nào (theo năm, mảng, cơ quan gửi)? Bạn có đồng ý mảng là nhãn (một văn bản nhiều mảng) không?

✍️ Trả lời:

C3 ⭐ – ❓ Với từng thư mục hạn chế (đảng bộ, chi bộ, nhân sự, KTNB): ai được xem, ai được tải lên?

✍️ Trả lời:

C4 – ❓ Trường có cần sổ văn bản đi (văn bản do trường ban hành) không?

✍️ Trả lời:

6.4. Công việc trong trường tiểu học

Bản yêu cầu của bạn (mục 05) đã đặc tả kỹ trạng thái, gia hạn, định nghĩa đúng hạn; chúng tôi giữ nguyên. Dưới đây là phần bổ sung.

a) Giao theo nhóm

Kiểu giao	Ví dụ	Cách phần mềm làm
Mỗi người tự nộp	“Tất cả GVCN khối 3 nộp kế hoạch dạy học tuần”	Chọn nhóm (cả tổ, cả khối, tất cả GVCN, cả điểm trường, danh sách tự chọn). Phần mềm tạo một việc tổng + một việc con cho mỗi người. Việc tổng hiện tỷ lệ đã nộp, ví dụ “15/18 đã nộp, 2 chờ duyệt, 1 quá hạn”
Làm chung một sản phẩm	“Tổ 4 xây dựng chuyên đề”	Một việc có 1 chủ trì + nhiều phối hợp. Chủ trì nộp kết quả; người phối hợp cập nhật phần của mình

b) Việc nào tính vào báo cáo

• Việc do BGH, tổ trưởng giao → tính vào tỷ lệ đúng hạn của trường.
• Việc tự ghi, việc đồng nghiệp nhờ nhau → việc riêng, không tính.

c) Mẫu việc định kỳ

Thông tin mẫu	Ví dụ
Tên	Nộp kế hoạch bài dạy tuần
Mảng	Chuyên môn
Giao cho	Tất cả giáo viên (mỗi người tự nộp)
Lặp	Hằng tuần, hạn thứ Hai 17:00
Tạo trước	3 ngày
Minh chứng yêu cầu	1 tệp Word/PDF
Người duyệt	Tổ trưởng
Áp dụng	Học kỳ I, II (trừ tuần nghỉ ❓)

Lần đầu bật mẫu: phần mềm hiện danh sách việc sẽ tạo, người dùng xác nhận. Không tạo trùng nếu đã có.

d) Minh chứng bắt buộc

• Mẫu việc khai báo danh sách minh chứng, ví dụ “1 biên bản có chữ ký + ít nhất 3 ảnh”.
• Nộp thiếu thì không gửi duyệt được.
• Người duyệt đánh dấu từng minh chứng: đạt / chưa đạt, kèm lý do.
• Báo cáo minh chứng chỉ đếm minh chứng đạt.

Giới hạn: việc con chỉ một cấp; một việc tổng tối đa 200 người nhận.

D1 ⭐ – ❓ Bạn liệt kê các tình huống giao việc cho nhiều người thường gặp, mỗi loại khoảng bao nhiêu lần/tháng. Hai kiểu (a) có đủ không?

✍️ Trả lời:

D2 ⭐ – ❓ Bạn có đồng ý quy tắc (b) không?

✍️ Trả lời:

D3 ⭐ – ❓ Bạn liệt kê toàn bộ việc định kỳ của trường theo bảng (c): tên, mảng, giao cho ai, lặp thế nào, hạn, minh chứng, người duyệt. Tuần nghỉ, nghỉ lễ thì có bỏ qua không? Đây là phần giúp phần mềm “tự chạy” hằng tuần, nên càng đủ càng tốt.

✍️ Trả lời:

D4 ⭐ – ❓ Với 5–10 việc tiêu biểu, minh chứng hợp lệ là gì, ai kiểm tra?

✍️ Trả lời:

D5 – ❓ Có loại việc nào cần nhắc sớm hơn mặc định (sắp hạn trước 3 ngày, nhắc trước 1 ngày) không?

✍️ Trả lời:

6.5. Kế hoạch tháng/tuần và lịch công tác tuần

Dữ liệu kế hoạch tháng/tuần:

Cột	Ví dụ
Tuần / ngày	Tuần 2 (11–15/11)
Nội dung	Tổ chức chuyên đề Toán khối 3
Mảng	Chuyên môn
Người / bộ phận phụ trách	Tổ 3 (chủ trì: tổ trưởng)
Phối hợp	GV khối 3
Thời gian	14/11, 14:00
Địa điểm / điểm trường	Phân hiệu 1
Đầu ra	Biên bản + ảnh
Thành việc?	Có / Không

Quy tắc:

1. Trạng thái kế hoạch: dự thảo → đã duyệt → đang thực hiện → hoàn thành → lưu trữ.
2. Khi duyệt, các dòng “Thành việc = Có” được tạo thành việc (qua bước xem trước). Dòng còn lại chỉ hiện trên lịch.
3. Kế hoạch hoàn thành khi người quản lý xác nhận các đầu ra, không chỉ dựa vào số việc đã xong.
4. Lịch công tác tuần tự gom từ: dòng kế hoạch tuần, sự kiện nhập thêm, và hạn của việc được đánh dấu “hiện trên lịch”. Lọc theo điểm trường. Xuất Word theo mẫu của trường.
5. Sự kiện lặp lại (vd chào cờ thứ Hai, họp hội đồng đầu tháng) khai một lần.

Giới hạn: kế hoạch năm học chỉ lưu dạng văn bản; không theo dõi chỉ tiêu năm học.

E1 ⭐ – ❓ Trường lập những loại kế hoạch nào, ai lập, ai duyệt? Bảng cột trên có khớp với kế hoạch tháng thật không? Bạn gửi 1 kế hoạch tháng mẫu.

✍️ Trả lời:

E2 – ❓ Lịch công tác tuần hiện ai làm, phát cho ai, tách theo điểm trường không? Bạn gửi mẫu lịch tuần.

✍️ Trả lời:

6.6. Kiểm tra nội bộ

Luồng: Kế hoạch KTNB năm học → Đợt kiểm tra → Dòng (mỗi đối tượng được kiểm tra) → Phiếu, biên bản → Kết luận → Kiến nghị → Việc khắc phục → Xác nhận → Đóng đợt.

Đối tượng	Thông tin
Kế hoạch KTNB	Năm học, các nội dung, đối tượng, thời gian dự kiến, người chủ trì, căn cứ (tệp)
Đợt	Tên, nội dung, thời gian, trưởng đoàn, thành viên, biểu mẫu sử dụng
Dòng	Đối tượng (một GV / một tổ / một bộ phận), người kiểm tra, ngày, phiếu và biên bản (tệp), kết luận, ❓ xếp loại
Kiến nghị	Nội dung, người xử lý, hạn, đầu ra → tạo việc khắc phục (qua bước xem trước)

Quy tắc:

1. Trạng thái đợt: dự thảo → đã duyệt → đang thực hiện → chờ kết luận → đã kết luận → đang khắc phục → đã đóng.
2. Chỉ người có thẩm quyền duyệt kết luận. AI và người được kiểm tra không tự kết luận.
3. Đợt chỉ đóng khi mọi kiến nghị bắt buộc đã xử lý, hoặc có quyết định khác kèm lý do.
4. Nhận xét về cá nhân: chỉ người kiểm tra, BGH và chính người được kiểm tra được xem. Tắt AI.

Giới hạn: phiếu là tệp đính kèm, không chấm điểm trực tuyến; không lưu số liệu tài chính.

G1 ⭐ – ❓ Một năm học trường có những đợt KTNB nào? Mỗi đợt kiểm tra gì, ai kiểm tra ai, khoảng bao nhiêu đối tượng?

✍️ Trả lời:

G2 – ❓ Kết luận từng đối tượng có xếp loại không (vd Tốt / Khá / Đạt / Chưa đạt), hay chỉ nhận xét? Bạn gửi phiếu dự giờ, phiếu kiểm tra hồ sơ, biên bản đang dùng.

✍️ Trả lời:

G3 – ❓ Người được kiểm tra có xem được biên bản của mình không? Tổ trưởng có xem được kết quả của tổ viên không?

✍️ Trả lời:

6.7. Bán trú, phổ cập, cuộc thi, ngoài giờ

Mảng	Phần mềm quản lý	Không quản lý
Bán trú	Giấy tờ có hạn (chứng nhận ATTP, hợp đồng thực phẩm, khám sức khỏe nhân viên bếp…) và nhắc trước khi hết hạn; việc hằng ngày (kiểm thực, lưu mẫu…) giao cho người trực từng điểm trường, có ảnh minh chứng; thực đơn tuần (tệp); biên bản kiểm tra, xử lý tình huống	Thu chi, tiền ăn, số suất ăn tính tiền
Phổ cập	Danh mục hồ sơ cần chuẩn bị; việc thu thập có hạn; bảng số liệu tổng hợp theo năm (theo biểu mẫu trường nộp)	Danh sách cá nhân học sinh, trẻ em
Cuộc thi	Tên, cấp, mảng, thời gian, hạn đăng ký/nộp; việc chuẩn bị theo mẫu; kết quả, giải theo cấp; minh chứng	Tên học sinh; nguồn lực, kinh phí
Ngoài giờ	Kế hoạch, thời gian, địa điểm, lực lượng tham gia (số lượng), người phụ trách, nhiệm vụ an toàn, ảnh, kết quả	Dự toán, kinh phí

H1 – ❓ Bán trú: bạn liệt kê giấy tờ có hạn và việc làm hằng ngày/hằng tuần, mỗi việc ai làm ở điểm trường nào.

✍️ Trả lời:

H2 – ❓ Phổ cập: bạn gửi biểu mẫu số liệu đang nộp; số nào cần lưu trong phần mềm?

✍️ Trả lời:

H3 – ❓ Cuộc thi: cuối năm cần thống kê những gì (số giải theo cấp, theo môn, theo khối…)?

✍️ Trả lời:

H4 – ❓ Ngoài giờ: ngoài các nội dung trong bảng, còn cần gì?

✍️ Trả lời:

6.8. Sổ tay quản lý

Nội dung	Đặc tả
Cấu trúc	Sổ → chủ đề → trang ghi chú
Một trang gồm	Tiêu đề, ngày, nội dung, nguồn (văn bản / cuộc họp), loại nội dung (ghi chú của tôi / tóm tắt AI / trích nguyên văn), liên kết (văn bản, việc, đợt KTNB), việc tiếp theo
Quyền	Riêng tôi / nhóm BGH / toàn trường
Tạo việc	Mỗi dòng “việc tiếp theo” có nút Tạo việc
Lịch sử	Người sửa, thời điểm; giữ 10 phiên bản gần nhất

I1 – ❓ Bạn gửi 1 trang sổ tay thật. Bạn hay ghi những loại nội dung nào?

✍️ Trả lời:

I2 – ❓ Các chủ đề sổ tay bạn muốn có sẵn (vd Giao ban BGH, Chỉ đạo của Phòng, Kinh nghiệm xử lý tình huống, Chuyên môn)?

✍️ Trả lời:

6.9. Phân công chuyên môn và tính tiết

Mục đích: lập phương án phân công theo năm học, tính số tiết từng giáo viên phải dạy và được tính, cảnh báo thừa/thiếu, xuất bảng và dự thảo quyết định.

Dữ liệu:

Bảng	Cột	Ví dụ
Giai đoạn	Năm học, tên giai đoạn, từ ngày, đến ngày, số tuần thực dạy	Học kỳ I: 18 tuần ❓
Tiết môn theo khối	Khối, môn, tiết/tuần, căn cứ	Lớp 1 – Tiếng Việt – 12 tiết/tuần; Lớp 1 – Toán – 3 tiết/tuần ❓ (ví dụ, bạn kiểm tra lại theo chương trình hiện hành)
Định mức	Đối tượng (GV / HT / PHT / TPT Đội…), tiết/tuần, căn cứ, hiệu lực	GV: 23 tiết/tuần (số minh họa trong bản yêu cầu của bạn)
Giảm tiết	Chức danh, số tiết giảm/tuần, nhóm kết hợp, cách kết hợp (cộng dồn / lấy cao nhất / loại trừ), trần, căn cứ, hiệu lực	GVCN: 4; Tổ trưởng: 2; Tổ phó: 1 (minh họa)
Quy đổi nhiệm vụ	Nhiệm vụ, số tiết quy đổi, đơn vị (tuần/năm), điều kiện	❓ (vd bồi dưỡng học sinh, phụ đạo…)
Phân công	Giáo viên, lớp, môn, giai đoạn, số tiết/tuần, điểm trường	Cô A – 3A – Tiếng Việt – HK I – 7
Kiêm nhiệm	Lấy từ 6.1	Cô A: GVCN 3A, Tổ trưởng tổ 3

Cách tính cho từng giáo viên, từng giai đoạn:

1. Tiết giảm = áp dụng các chức danh kiêm nhiệm theo cách kết hợp đã khai (cộng dồn / cao nhất / loại trừ), không vượt trần.
2. Tiết phải dạy = Định mức − Tiết giảm.
3. Tiết được tính = Tổng tiết phân công + Tiết quy đổi hợp lệ (không tính hai lần cùng một nhiệm vụ).
4. Chênh lệch = Tiết được tính − Tiết phải dạy. Dương là thừa, âm là thiếu.
5. Theo năm = Σ (tiết/tuần × số tuần thực dạy của từng giai đoạn).

Ví dụ (số minh họa, chưa phải quy định):

• Cô A: GVCN lớp 3A, tổ trưởng tổ 3. Giả sử hai chức danh được cộng dồn.
• Tiết giảm = 4 + 2 = 6 → Tiết phải dạy = 23 − 6 = 17 tiết/tuần.
• Phân công ở lớp 3A: Tiếng Việt 7 + Toán 5 + Đạo đức 1 + Tự nhiên và Xã hội 2 + Hoạt động trải nghiệm 3 = 18 tiết/tuần.
• Chênh lệch = 18 − 17 = +1 → thừa 1 tiết/tuần.
• Nếu quy tắc là lấy mức cao nhất thì tiết giảm = 4, tiết phải dạy = 19, chênh lệch = −1 → thiếu 1 tiết/tuần.

Ví dụ này cho thấy cách kết hợp quyết định kết quả. Vì vậy thiếu cách kết hợp thì phần mềm chặn duyệt (như bạn đã viết).

Cảnh báo:

• Thiếu / đủ / vượt định mức.
• Lớp-môn chưa có người dạy.
• Cùng lớp-môn-giai đoạn bị gán cho hai người (trừ khi được phép chia).
• Giáo viên đã nghỉ hoặc chuyển đi vẫn còn phân công.

Thao tác:

1. Nhập hoặc sao chép phương án từ năm trước.
2. Sửa phân công trên bảng lưới (giáo viên × lớp-môn).
3. Xem kết quả tính và cảnh báo.
4. Điều chỉnh thủ công: phải ghi lý do, phần mềm giữ cả giá trị tính ban đầu.
5. Duyệt → khóa phiên bản.
6. Xuất bảng.

Đầu ra: bảng phân công toàn trường; bảng theo tổ; bảng theo giáo viên; bảng thừa/thiếu tiết; dự thảo quyết định phân công (Word, theo mẫu trường).

Nghiệm thu: 10 ca đối chiếu theo bản yêu cầu của bạn (đủ, thiếu, vượt, một kiêm nhiệm, nhiều kiêm nhiệm, loại trừ, chạm trần, đổi điểm trường, đổi nhiệm vụ giữa năm, lớp-môn chưa phân công). Kết quả phải khớp 100% với bảng tính tay đã được xác nhận.

Giới hạn:

• Không xếp thời khóa biểu, không kiểm tra trùng giờ.
• Không tính tiền thừa giờ (phần mềm chỉ ra số tiết).
• Chỉ làm khi có F1 trước ngày chốt phạm vi.

F1 ⭐ – ❓ Bạn gửi bảng phân công năm học gần nhất đã tính tay (có công thức) và văn bản căn cứ trường đang áp dụng.

✍️ Trả lời:

F2 – ❓ Bạn điền bảng giảm tiết thật: mỗi chức danh giảm bao nhiêu, chức danh nào cộng dồn với nhau, chức danh nào lấy mức cao nhất, có trần không, làm tròn thế nào.

✍️ Trả lời:

F3 – ❓ Số tuần thực dạy từng học kỳ năm nay là bao nhiêu? Tính tiết theo tuần hay theo năm là chính?

✍️ Trả lời:

F4 – ❓ Giáo viên chuyên (Tiếng Anh, Tin học, Âm nhạc, Mĩ thuật, GDTC) được phân thế nào? Có dạy liên điểm trường không? Có quy đổi gì thêm không?

✍️ Trả lời:

F5 – ❓ GVCN dạy những môn nào của lớp mình? Có lớp nào phải ghép giáo viên khác không?

✍️ Trả lời:

F6 – ❓ Có những nhiệm vụ nào được quy đổi thành tiết? Quy đổi bao nhiêu?

✍️ Trả lời:

F7 – ❓ Khi đổi phân công giữa năm (nghỉ thai sản, chuyển công tác), tính lại từ ngày nào? Bạn gửi mẫu quyết định phân công.

✍️ Trả lời:

6.10. AI đề xuất việc từ công văn

Luồng: văn bản được phép AI → AI đọc → đề xuất danh sách việc (bản nháp) → Hiệu trưởng/PHT xem văn bản gốc bên trái, đề xuất bên phải → sửa người, hạn, đầu ra → duyệt → thành việc chính thức, gắn văn bản nguồn.

Quy tắc:

1. Mỗi đề xuất có: nội dung việc, câu trích nguyên văn từ công văn, người/vai trò gợi ý, hạn gợi ý, minh chứng gợi ý.
2. Ngày không ghi năm (vd “trước ngày 15/11”): hiểu theo năm học hiện tại, và luôn bắt người duyệt xác nhận hạn.
3. Thiếu căn cứ về người hoặc hạn thì để trống, đánh dấu “cần bổ sung”, không đoán.
4. Cùng một việc xuất hiện ở hai công văn: phần mềm cảnh báo trùng.
5. Bấm duyệt hai lần cũng không tạo trùng.
6. Nội dung trong công văn chỉ là dữ liệu: mọi câu kiểu “hãy bỏ qua quy tắc…” đều không có tác dụng.

Bảng quy đổi cụm từ → người/vai trò (bạn điền ở K2), ví dụ:

Cụm từ trong công văn	Gợi ý giao cho
“báo cáo phổ cập”	Người phụ trách phổ cập
“an toàn thực phẩm”, “bếp ăn”	Phụ trách bán trú
“Liên đội”, “Đội TNTP”	Tổng phụ trách Đội
“cán bộ quản lý”	❓

Giới hạn: chỉ chạy khi AI được bật (mục 5.2) và văn bản được phép AI; không hỏi đáp trên toàn bộ kho.

K1 ⭐ – ❓ Bạn gửi 5 công văn gần đây đã sinh việc, kèm việc thực tế trường đã giao (ai làm, hạn). Đây sẽ là bộ thử AI.

✍️ Trả lời:

K2 – ❓ Bạn điền bảng quy đổi cụm từ → người/vai trò.

✍️ Trả lời:

K3 – ❓ Bạn đồng ý quy tắc “cho phép AI” mặc định tắt, các mảng hạn chế không bao giờ bật được không?

✍️ Trả lời:

6.11. Bảng điều hành và báo cáo

Bảng điều hành của BGH (mỗi sáng):

Ô số	Bấm vào thì mở
Việc cần làm hôm nay / tuần này	Danh sách việc
Sắp hạn (3 ngày)	Danh sách
Quá hạn: theo điểm trường, theo tổ	Danh sách, có số ngày trễ
Chờ tôi duyệt	Danh sách
Hoàn thành tuần này	Danh sách
Thiếu minh chứng	Danh sách việc thiếu
Kế hoạch tháng: số dòng đã xong / tổng	Kế hoạch
Giấy tờ bán trú sắp hết hạn	Danh mục
Đợt KTNB đang mở	Đợt

BC-01 Tiến độ tuần/tháng (Excel): việc đến hạn trong kỳ; trạng thái; nộp đúng hạn / chậm; duyệt đúng hạn / chậm; gia hạn; hủy. Lọc theo điểm trường, tổ, người, mảng.

BC-02 Quá hạn (Excel): người, tổ, điểm trường, việc, hạn ban đầu, hạn hiện tại, số ngày trễ, lý do, biện pháp.

Quy tắc: cách tính “đúng hạn” theo đúng mục 05 bản yêu cầu của bạn. Số trên bảng điều hành và trên báo cáo luôn khớp nhau (cùng bộ lọc, cùng thời điểm).

L1 ⭐ – ❓ Trường phải nộp báo cáo định kỳ nào cho cấp trên? Bạn gửi mẫu. (Chỉ làm những mẫu có trước ngày chốt phạm vi.)

✍️ Trả lời:

L2 – ❓ Bạn sửa danh sách ô số trên bảng điều hành cho đúng nhu cầu.

✍️ Trả lời:

L3 – ❓ Hồ sơ dự thi cần những số nào mà phần mềm tự ghi được (thời gian giao → hoàn thành, tỷ lệ đúng hạn, tỷ lệ có minh chứng…)? Đo từ ngày nào?

✍️ Trả lời:

6.12. Tên gọi trên giao diện

M1 – ❓ Bạn muốn phần mềm dùng những tên gọi nào (vd “Ban Giám hiệu”, “Tổ / bộ phận”, “Giáo viên, nhân viên”, “Nhà trường”)?

✍️ Trả lời:

M2 – ❓ Bạn đồng ý điện thoại chỉ có 3 màn hình không? Nếu được thêm một màn hình nữa, bạn chọn màn hình nào?

✍️ Trả lời:

---

7. CÂU HỎI VỀ VẬN HÀNH VÀ BÀN GIAO

N1 ⭐ – Bạn đóng gói toàn bộ mã nguồn phần mềm cũ thành một file ZIP và gửi cho chúng tôi để đánh giá.

File ZIP gồm:

• toàn bộ thư mục mã nguồn của bản mới nhất; nếu có nhiều bản thì gửi cả, mỗi bản một thư mục, ghi rõ bản đang dùng;
• các file .sql và tài liệu hướng dẫn nếu có;
• một ghi chú ngắn: phần mềm đang chạy ở đâu, ai làm, làm bằng công cụ gì.

Trước khi nén, bạn bỏ ra:

• file .env và mọi file chứa mật khẩu, khóa API, khóa service_role;
• dữ liệu cá nhân thật;
• thư mục node_modules.

Nếu không chắc file nào có mật khẩu, bạn hỏi chúng tôi trước khi gửi.

Có thể không dùng lại được mã, nhưng dữ liệu (vd 59 hồ sơ nhân sự) sẽ được chuyển sang nếu xuất được.

✍️ Trả lời:

N2 ⭐ – Telegram: trong trường bao nhiêu người đã dùng? Giáo viên có sẵn sàng cài để nhận nhắc việc không? Trường muốn bật hay chỉ cần thông báo trong phần mềm?

✍️ Trả lời:

N3 – Giáo viên có email công vụ không? (Không bắt buộc; đăng nhập bằng tên đăng nhập.)

✍️ Trả lời:

N4 ⭐ – Có bắt buộc dùng phần mềm từ ngoài trường (ở nhà, bằng 4G) không?

• Khuyến nghị: chỉ trong mạng trường.
• Giới hạn nếu mở ra ngoài: cần tên miền (vài trăm nghìn đồng/năm, trường tự mua); phần mềm lộ ra Internet nên rủi ro cao hơn.

✍️ Trả lời:

N5 ⭐ – Ai là chủ quản phần mềm (trường hay cơ quan cấp trên)? Ai phê duyệt hồ sơ cấp độ an toàn thông tin và chấp thuận chính sách AI? Có bộ phận CNTT cấp trên để hỏi không?

✍️ Trả lời:

N6 ⭐ – Ai nhận bàn giao và trông máy (1 người chính + 1 dự phòng)? Họ đã từng dùng Ubuntu chưa? Trường có bao nhiêu cán bộ lớn tuổi, ít dùng máy tính? Người trông máy phải tự khôi phục thử một lần trước khi nhận bàn giao. Câu về cán bộ lớn tuổi để chúng tôi chuẩn bị hướng dẫn phù hợp.

✍️ Trả lời:

N7 – Máy tính: trường tự mua hay có sẵn? Đặt ở phòng nào (có khóa, thoáng, ổ điện riêng)?

✍️ Trả lời:

K4 ⭐ – AI: trường chọn phương án nào ở mục 5.2? Trường có tự lập tài khoản và thẻ thanh toán quốc tế không? Nếu chưa có kinh phí, bạn đồng ý tắt AI không?

✍️ Trả lời:

---

8. NHỮNG GÌ TÀI LIỆU KIẾN TRÚC ĐÃ HỎI MÀ BẠN CHƯA TRẢ LỜI

Bạn đã trả lời rất đầy đủ phần nguyên tắc trong Kien_truc_module_va_pham_vi_chuc_nang_EduAdmin_AI.md (S1–S8, M1–M16, phi chức năng). Bảng dưới chỉ ghi những phần chúng tôi vẫn cần. Phần kỹ thuật do phần mềm nền đã đảm nhận thì không hỏi lại.

Nội dung trong tài liệu kiến trúc	Bạn đã trả lời	Còn cần	Hỏi ở câu
S2 – Định mức, giảm tiết	Nguyên tắc (bảng quy tắc, cách kết hợp, chặn duyệt)	Bảng quy tắc thật và bảng tính tay	F1, F2
S4 – Mẫu báo cáo, lịch	BC-01 → BC-06 (nội bộ)	Mẫu báo cáo cấp trên, mẫu lịch tuần	L1, E2
S5 – Dữ liệu nhân sự, lớp	Bộ cột, quy tắc kiểm lỗi	File Excel thật	A5
S6 – Chính sách AI	Nguyên tắc	Ai chấp thuận	N5, K4
S7 – Văn bản thử AI	Quy cách bộ thử	10 văn bản và đáp án	K1
Mục 2.2 – Bảng công nghệ	Định hướng	— Phần mềm nền đã chọn (mục 3.1)	—
Mục 8.7 – Nơi đặt dữ liệu	“Đơn vị chủ quản xác nhận”	Đồng ý đặt tại trường	R1, N5
Mục 8.9 – Khả năng sử dụng	“Tối đa 3 thao tác”	Thông tin người dùng lớn tuổi	N6
Mục 8.14 – Chi phí	“Chưa có ngân sách”	Chỉ còn chi phí AI (tùy chọn)	K4
Việc định kỳ	Chưa nhắc tới	Danh sách việc định kỳ	D3
Sự kiện lịch lặp lại	Chưa nhắc tới	Danh sách sự kiện lặp	E2
Minh chứng theo tiêu chí kiểm định	Chưa nhắc tới	— Ngoài gói	—
Ngày không ghi năm trong công văn	Chưa nhắc tới	— Chúng tôi đề xuất quy tắc ở 6.10	K1
Đề xuất AI trùng giữa hai công văn	Chưa nhắc tới	— Chúng tôi đề xuất quy tắc ở 6.10	—

---

9. GIẤY TỜ MẪU CẦN BẠN GỬI KÈM

Mọi giấy tờ đều che thông tin cá nhân nếu cần. Không gửi văn bản Mật, hồ sơ nhân sự, tài liệu đảng bộ, chi bộ.

#	Giấy tờ	Câu
0	File ZIP mã nguồn phần mềm cũ (đã bỏ mật khẩu, khóa, dữ liệu cá nhân)	N1
1	File Excel nhân sự và lớp	A5
2	1 kế hoạch tháng; 1 lịch công tác tuần	E1, E2
3	Bảng phân công đã tính tay + văn bản căn cứ + mẫu quyết định phân công	F1, F7
4	Phiếu dự giờ, phiếu kiểm tra hồ sơ, biên bản KTNB	G2
5	Biểu mẫu số liệu phổ cập	H2
6	1 trang sổ tay quản lý	I1
7	5 công văn đã sinh việc + việc đã giao thực tế	K1
8	Mẫu báo cáo định kỳ nộp cấp trên	L1
9	Văn bản đến của 1 tháng gần nhất (để kiểm tra chất lượng đọc bản scan)	—

---

10. CÁC CÂU CẦN TRẢ LỜI TRƯỚC (⭐)

Câu	Nội dung
0	Đồng ý phạm vi gói và các điều chỉnh
R1	Dữ liệu đặt trên máy tại trường
A1, A2, A5	Đơn vị trong trường; phạm vi PHT; file nhân sự, lớp
B1	Vai trò và quyền
C1, C2, C3	Xử lý công văn; cách cất hồ sơ, mảng; thư mục hạn chế
D1, D2, D3, D4	Giao nhiều người; việc tính báo cáo; việc định kỳ; minh chứng
E1	Các loại kế hoạch + kế hoạch tháng mẫu
F1	Bảng phân công đã tính tay (nếu muốn có phần tính tiết)
G1	Các đợt KTNB
K1, K4	5 công văn thử; phương án AI
L1	Mẫu báo cáo cấp trên
N1, N2, N4, N5, N6	File ZIP mã nguồn cũ; Telegram; dùng ngoài trường; chủ quản và cấp độ an toàn thông tin; người trông máy

Cảm ơn bạn. Khi có trả lời cho các câu ⭐, chúng tôi gửi lại biên bản chốt phạm vi và kế hoạch làm theo tuần.